Abonnements et facturation

Logiciel salle de sport qui facture chaque abonnement à temps.

EloERP gère la partie argent de votre salle de sport : abonnements, facturation et encaissement. Les abonnements mensuels, trimestriels et annuels sont facturés automatiquement, chaque adhérent reçoit une relance WhatsApp ou SMS avec un lien de paiement, et celui qui ne paie plus est suspendu jusqu’au règlement. Pas de pointage, de réservation de cours ni d’appli adhérent.

Essai gratuit 15 jours Demander une démo

Formules · Frais d’inscription · Facturation auto · Relances · Lien de paiement · Gel et suspension · Sans carte bancaire

Ventes → Abonnements · AdhérentsDonnées d’exemple

412Actifs

18Gelés

23Suspendus

Adhérent · formuleProchaine factureStatut

Lucas MartinGold · mensuel · carte 004127

8 déc. 2026Actif

Camille DuboisGold · trimestriel · carte 003981

après le gelGelé

Hugo LefèvreGold · mensuel · carte 004512

45 € dusSuspendu

Léa MoreauPlatinum · annuel · carte 002204

1 mars 2027Actif

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de salle de sport ?

Un logiciel de gestion de salle de sport rattache chaque adhérent à une formule, facture l’abonnement à chaque échéance, relance et enregistre le paiement, et coupe l’accès quand l’adhérent ne paie plus. Le marché y ajoute souvent la réservation de cours ou le contrôle d’accès ; EloERP, lui, se concentre sur la partie argent. Un abonnement y est une souscription : vous créez une fois vos formules mensuelles, trimestrielles ou annuelles, et une facturation quotidienne émet la facture de chaque adhérent, envoie la relance avec un lien de paiement et passe l’argent en comptabilité. Le même logiciel gère la caisse de l’accueil pour les compléments et les boissons.

Ce que fait EloERPFormules d’abonnement, frais d’inscription, factures automatiques, relances, paiements en ligne et à l’accueil, gel, suspension et réactivation automatiques, un champ numéro de carte, un webhook pour votre contrôleur de porte, une caisse pour l’accueil, la comptabilité et les rapports.

Ce qu’il ne fait pasLe pointage et le suivi des présences, le planning et la réservation des cours, le planning des coachs, une appli adhérent et les appareils biométriques. Si vous avez déjà un système de contrôle d’accès ou de pointage, gardez-le : EloERP peut lui indiquer qui est suspendu.

Formules d’abonnement Facturation automatique Relances Paiement en ligne Gel et suspension Carte et accès Caisse de l’accueil Abonnements à échéance

Comment ça marche

Le mois de facturation d’une salle de sport, de l’inscription à la clôture

Vous paramétrez les formules et le calendrier de relances une seule fois. Ensuite, chaque adhérent passe par les mêmes six étapes, sans que personne ne saisisse une facture.

InscriptionChoisissez la formule et la date de début de l’adhérent, ajoutez les frais d’inscription et le numéro de carte. La première période peut être calculée au prorata.
Jour de facturationLa facturation quotidienne facture chaque abonnement arrivé à échéance : le 1er du mois, ou à la date d’inscription de chaque adhérent.
RelancesSMS, WhatsApp ou e-mail avant l’échéance, le jour même et après, chacun avec la facture en PDF et un lien de paiement.
EncaissementEspèces ou carte à l’accueil, virement, ou en ligne par le lien de paiement. Les paiements partiels et les avances sont acceptés.
Suspension et réactivationImpayé après le délai de grâce : l’abonnement est suspendu et votre contrôleur de porte est prévenu. Réglé en totalité : il est réactivé.
Clôture du moisFacturé et encaissé, impayés, adhérents actifs et suspendus, chiffre d’affaires par formule et MRR.

Formules d’abonnement

Abonnements mensuels, trimestriels et annuels, une formule chacun

Chaque abonnement que vous vendez est une formule : son prix, sa fréquence de facturation, le délai de paiement accordé à l’adhérent et le délai de grâce avant suspension. Le prix d’un adhérent est figé à son inscription : une hausse de tarif ne s’applique aux adhérents existants qu’à la date que vous choisissez.

Toutes les périodicités : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, facturée d’avance (l’usage en salle de sport) ou à terme échu.
Facturation le 1er du mois ou à la date d’inscription. En facturation calendaire, un adhérent inscrit en milieu de mois peut payer un premier mois au prorata.
Frais d’inscription en frais unique sur la formule, facturés une seule fois avec la première facture. Un dépôt de garantie remboursable, pour une clé de casier par exemple, peut être conservé en dette plutôt qu’en produit.
Jours d’essai par formule, une remise par adhérent pour un tarif entreprise ou duo, et des lignes supplémentaires comme la location d’un casier, facturées avec l’abonnement.
Passage à la formule supérieure ou inférieure en cours de mois, de Silver à Gold, avec la différence au prorata sur la facture suivante.

Abonnements → FormulesDonnées d’exemple

Mensuel

Abonnement Gold

45 € / mois

Facturé: Date d’inscription
Échéance: 7 jours
Grâce: 10 jours
Inscription: 30 €

Trimestriel

Abonnement Gold

120 € / 3 mois

Facturé: Date d’inscription
Échéance: 7 jours
Grâce: 10 jours
Inscription: 30 €

Annuel

Abonnement Platinum

420 € / an

Facturé: Date d’inscription
Échéance: 15 jours
Suspension auto: Oui
Inscription: Offerte

Formules et prix d’exemple, à titre d’illustration. Vous nommez vos formules et fixez vos propres tarifs.

Facturation des abonnements

Une facturation qui tourne chaque jour, sans saisir une seule facture

Chaque nuit à 00 h 30, dans votre fuseau horaire, la facturation passe en revue vos adhérents et émet une facture pour chaque abonnement arrivé à échéance. Vous préférez la lancer vous-même ? Cliquez sur Lancer la facturation : le résultat est exactement le même.

Aperçu d’abord. Voyez qui sera facturé et le total avant que quoi que ce soit ne soit enregistré, au premier lancement et chaque fois que vous le demandez.
Jamais facturé deux fois. Une période ne peut être facturée qu’une fois : un second lancement, ou un lancement après une coupure de courant, la saute simplement.
De vraies factures. Chacune est une facture de vente EloERP normale, numérotée et passée au compte de l’adhérent, avec la période d’abonnement sur la ligne. Gardez-les en brouillon pour les vérifier d’abord si vous préférez.
Factures papier aussi : imprimez toutes les factures d’un lancement en un seul PDF.
La taxe suit le produit d’abonnement : c’est la taxe que vous paramétrez sur la formule. Si votre entreprise est configurée pour transmettre ses factures à l’une des administrations fiscales intégrées (FBR, PRA ou KPRA au Pakistan, ZATCA, MyInvois, l’e-invoicing des Émirats arabes unis ou Lekuka ailleurs), les factures d’abonnement suivent la même transmission. Voir les intégrations fiscales.

Abonnements → Lancer la facturation · Aperçu · 8 déc. 2026Données d’exemple

Facturés31

Ignorés4

Total1 650 €

Adhérent	Formule · période	Montant	Résultat
Lucas Martin	Gold mensuel · 8 déc. – 7 janv.	45 €	À facturer
Thomas Bernard	Gold trimestriel · 8 déc. – 7 mars	120 €	À facturer
Chloé Petit	Gold mensuel + inscription	75 €	À facturer
Nicolas Garnier	Gold mensuel · 8 déc. – 7 janv.	45 €	Déjà facturé
Camille Dubois	Gold trimestriel · gelé	–	Ignoré

AperçuLancer la facturationImprimer ce lancement

Relances

Relances d’abonnement par WhatsApp et SMS, avec un lien de paiement

Définissez une fois votre calendrier de relances, avec vos propres mots. Chaque facture le suit ensuite : un message par étape, jamais envoyé deux fois, avec la facture en PDF et, si vous acceptez le paiement en ligne, le lien de paiement.

−33 jours avant« Votre abonnement Gold arrive à échéance le 15 déc. »WhatsApp · SMS
0Jour d’échéance« Votre abonnement de 45 € est dû aujourd’hui. Payez ici. »WhatsApp
+55 jours après« Votre abonnement est impayé. Réglez-le pour le garder actif. »WhatsApp · SMS
+10SuspensionAbonnement suspendu, adhérent informé, contrôleur de porte prévenu.Action : suspendre

La relance que reçoit réellement votre adhérent

Choisissez SMS, WhatsApp, e-mail ou les trois à chaque étape. Chaque canal reste désactivé tant que vous ne l’activez pas, et vous pouvez fixer un plafond quotidien pour qu’un gros jour de facturation ne fasse pas exploser votre facture de messagerie. Si un adhérent a payé une partie ou payé d’avance, la relance suivante n’indique que le reste dû.

Le calendrier ci-dessus est un exemple : ajoutez des étapes, déplacez les jours ou désactivez complètement la suspension.

WhatsApp · Salle de sport exempleDonnées d’exemple

Salle de sport exemple

Bonjour Lucas, votre abonnement Gold de 45 € pour la période du 8 déc. au 7 janv. est à régler avant le 15 déc. Payer en ligne : carte ou PayPal…/pay/Xk29Qa7m Facture INV-2026-01482.pdf…/d/Pw71bN0c

12 déc. · 10:02

Encaisser l’abonnement

Vos adhérents paient en ligne, à l’accueil ou par virement

Le lien de paiement ouvre une page à l’enseigne de votre salle, qui affiche la facture et les moyens de paiement que vous avez activés : carte bancaire via Stripe ou PayPal (ainsi que JazzCash et Easypaisa au Pakistan), plus vos coordonnées bancaires pour un virement que vous confirmez à la main. Aucune connexion n’est nécessaire. Un paiement en ligne réussi est enregistré tout seul sur la facture.

À l’accueil : encaissez en espèces ou par carte et enregistrez le règlement sur la facture, en totalité ou en partie. Une avance reste sur le compte de l’adhérent et vient en déduction de la facture suivante.
Plusieurs adhérents d’un coup : saisissez une pile de règlements en une fois sur les factures ouvertes. Les sommes encaissées par un autre moyen, un prélèvement géré par votre banque par exemple, s’enregistrent de la même façon.
Une page Mon compte pour chaque adhérent, via un lien privé dans chaque message : formule en cours, statut, factures ouvertes avec bouton de paiement et historique des paiements.
Relevés de compte tirés du compte de l’adhérent, partagés sur WhatsApp.

…/pay/Xk29Qa7mDonnées d’exemple

Salle de sport exempleFacture INV-2026-01482 · Lucas Martin

Abonnement Gold · 8 déc. – 7 janv.45 €Échéance le 15 déc. 2026

Carte (Stripe)PayPalVirement : coordonnées bancaires affichées, confirmé par la salle

Seuls les moyens de paiement configurés par votre entreprise apparaissent sur la page.

Gel, suspension, réactivation

Geler un abonnement, et suspendre les adhérents qui ne paient plus

Le gel est une mise en pause. Un adhérent qui part trois semaines en déplacement est mis en pause d’une date à une autre. Aucune facture d’abonnement n’est émise pour une période entièrement comprise dans le gel, et une période partielle est calculée au prorata si la formule le permet.

La suspension automatique se règle par formule. Si une facture reste impayée après son échéance et votre délai de grâce, l’abonnement est suspendu, l’adhérent reçoit un message, votre équipe une alerte, et la suspension est transmise à votre contrôleur de porte.

Réglé en totalité, l’abonnement est réactivé tout seul, ou seulement après validation de l’équipe si vous préférez.
Frais de réactivation à la reprise, et pénalité de retard facultative (montant fixe ou pourcentage), tous deux ajoutés à la facture suivante.
Pas de facturation pendant la suspension par défaut, puisque l’adhérent ne fréquentait pas la salle. Activez-la par formule si vous facturez quoi qu’il arrive.
Résiliation avec une facture de clôture ou un avoir au prorata, et règlement du dépôt de garantie par remboursement ou compensation avec ce que l’adhérent doit.

Abonnement SUB-2026-00418 · Julien Roux · HistoriqueDonnées d’exemple

Date	Événement	Détail
8 nov.	Facturé	Gold mensuel · 8 nov. – 7 déc. · 45 € · échéance 15 nov.
20 nov.	Relancé	+5 jours · WhatsApp
25 nov.	Suspendu	Impayé après 10 jours de grâce
26 nov.	Payé	45 € · carte (Stripe)
26 nov.	Réactivé	Réglé en totalité
2 déc.	Gelé	2 déc. – 22 déc. · en déplacement

Actif→Gelé→Suspendu→Résilié

Numéro de carte et accès

Numéros de badge, et un contrôleur de porte qui sait qui a payé

Ajoutez Numéro de carte comme champ personnalisé : il apparaît sur l’abonnement de chaque adhérent, se recherche dans la liste et s’imprime sur la facture. Ajoutez tout autre champ que vous tenez aujourd’hui, comme un contact d’urgence ou un numéro de casier.

EloERP ne pilote pas votre tourniquet, mais il peut lui dire quoi faire. Un webhook envoie chaque événement d’abonnement (activé, suspendu, réactivé, formule modifiée, résilié), avec les champs personnalisés de l’adhérent, numéro de carte compris, à l’adresse web de votre choix, signé avec un secret partagé. Votre fournisseur de contrôle d’accès ou votre développeur relie cette adresse au contrôleur de porte : un badge suspendu n’ouvre plus la porte, un badge réglé l’ouvre de nouveau.

Intégrations → Journal webhook · exemple

25 nov. 00:30suspended · Julien Roux · carte 004380200 OK

26 nov. 18:12resumed · Julien Roux · carte 004380 · réglé200 OK

21 nov. 11:40activated · Chloé Petit · carte 004533200 OK

Chaque événement est envoyé à l’adresse de votre contrôleur avec l’abonnement et ses champs personnalisés.

Ventes à l’accueil

Compléments, shakers et boissons à l’accueil, dans le même logiciel

Votre accueil vend plus que des abonnements. Le logiciel de caisse EloERP vend protéines, compléments, eau, boissons énergisantes et vêtements de sport avec gestion du stock, et continue de fonctionner hors ligne si internet coupe. Ventes de l’accueil et abonnements arrivent dans la même comptabilité : la recette du jour montre les deux.

Caisse · AccueilDonnées d’exemple

Whey protéine 1 kg39 €Shake protéiné4 €Eau minérale1 €Boisson énergisante3 €Pré-workout29 €Serviette de sport9 €

Shake protéiné × 14 €

Eau minérale × 22 €

Boisson énergisante × 13 €

Total9 €

Espèces

Comptabilité

Les abonnements passés directement en comptabilité

Chaque facture d’abonnement se comptabilise comme une vente à crédit : l’adhérent doit le montant, le chiffre d’affaires et la taxe sont enregistrés, et chaque règlement solde le compte de l’adhérent en caisse ou en banque. Aucun outil de facturation à part à rapprocher de votre comptabilité.

Chiffre d’affaires par formule : donnez à une formule son propre compte de produits pour voir les abonnements à part des ventes de l’accueil.
Les dépôts de garantie restent en dette jusqu’à leur remboursement ou leur compensation.
Abonnements annuels étalés sur l’année : activez les produits constatés d’avance et l’abonnement est mis en attente, avec une écriture de fin de mois qui fait passer la part de chaque mois en produit. Désactivé par défaut ; activez-le si votre expert-comptable le demande.

Platinum annuel · 420 € facturés d’avance	Débit	Crédit
À la facture : compte de l’adhérent	420
À la facture : produits d’abonnement constatés d’avance		420
Chaque fin de mois : produits d’abonnement constatés d’avance	35
Chaque fin de mois : produits d’abonnement		35

Chiffres d’exemple, produits constatés d’avance activés et hors taxe. Désactivés, la facture passe directement en produit.

Suivi des abonnements

Abonnements à échéance, impayés et revenu mensuel récurrent

Un tableau de bord des abonnements montre l’état de la salle aujourd’hui : qui est actif, gelé, suspendu ou résilié ce mois-ci, ce qui a été facturé face à ce qui a été encaissé, les impayés, votre revenu mensuel récurrent (MRR) et le prochain lancement de facturation.

Abonnements arrivant à échéance : les abonnements à durée déterminée qui se terminent dans les N prochains jours, pour que l’accueil appelle avant qu’ils n’expirent. Une alerte peut lister ceux qui se terminent dans 7 jours.
Balance âgée : abonnements impayés par jours de retard, avec l’étape de relance de chacun.
Résiliations et croissance : nouveaux adhérents, résiliés, suspendus et réactivés par mois, avec les motifs.
Chiffre d’affaires par formule, encaissements par membre de l’équipe et un registre de chaque lancement de facturation.
Chaque rapport se filtre par établissement, s’imprime et s’exporte vers Excel.

Abonnements → Tableau de bord · décembre 2026Données d’exemple

MRR16 400 €

Impayés2 200 €

Actifs · gelés412 · 18

Prochain lancement00:30

FacturéEncaissé

juil.aoûtsept.oct.nov.déc.

Échéance sous 30 jours	Formule	Fin
Inès Laurent	Platinum · annuel	14 déc. 2026
Manon Fournier	Gold · trimestriel	21 déc. 2026
Antoine Girard	Platinum · annuel	3 janv. 2027

Mettre en place une salle

Paramétrez la facturation de votre salle avec le modèle Salle de sport et club

Un clic charge des formules de salle de sport, un champ numéro de carte, un calendrier de relances et des modèles de messages écrits pour une salle. Modifiez-les ensuite à votre guise. Inscrivez-vous comme entreprise à abonnements, ou choisissez le secteur Salle de sport, club et adhésion : le module est prêt dès votre première connexion.

Ce dont votre salle a besoin	Comment EloERP le fait
Abonnements mensuels, trimestriels et annuels	Une formule chacun, avec prix, périodicité, délai de paiement et délai de grâce
Frais d’inscription	Un frais unique sur la formule, facturé avec la première facture
Numéro de badge	Un champ personnalisé, consultable et imprimé sur la facture
Gel pendant un déplacement	Mise en pause d’une date à une autre ; pas de facture pour la période gelée
Bloquer l’entrée en cas d’impayé	Suspension automatique après le délai de grâce, transmise à votre contrôleur de porte par webhook
Relances d’abonnement	Calendrier SMS, WhatsApp ou e-mail avec la facture en PDF et un lien de paiement
Renouvellements à venir	Rapport des abonnements arrivant à échéance, avec une alerte à 7 jours
Compléments et boissons	Le logiciel de caisse EloERP, dans la même comptabilité

Essayez avec des données d’exempleCochez Données d’exemple à l’inscription et vous démarrez avec 4 formules, 25 clients et 3 mois de factures, payées à 70 % environ, pour que les rapports aient quelque chose à montrer.

Vous partez d’un registre ou d’ExcelSaisissez le solde impayé de chaque adhérent en solde d’ouverture et son abonnement avec sa vraie date de début. Le premier lancement ne facture que la période en cours, pas les mois déjà réglés.

Carte de démarrageVotre tableau de bord vous guide : créer une formule, ajouter un adhérent, démarrer un abonnement, prévisualiser la facturation, puis configurer les moyens de paiement et les relances.

Facturation récurrente et abonnementsLe module derrière cette page, pour tout métier qui facture à échéance fixe Gym management software (en anglais)EloERP pour les salles : caisse, stock, comptabilité et personnel Clubs de fitness et de remise en forme (en anglais)Clubs avec abonnements, accueil et plusieurs établissements Clubs à adhésion (en anglais)Cotisations facturées au mois, au trimestre ou à l’année Facturation des fournisseurs d’accès internet (en anglais)Le même moteur de facturation pour les FAI Voir le logiciel avec vos formulesDemandez une démo et nous paramétrons vos abonnements avec vous

FAQ

Logiciel salle de sport : vos questions

Que fait EloERP pour une salle de sport ?

EloERP gère la partie argent d’une salle de sport : abonnements, facturation et encaissement. Il facture automatiquement les abonnements mensuels, trimestriels et annuels, envoie des relances avec un lien de paiement, enregistre les paiements en ligne et à l’accueil, suspend les adhérents qui ne paient plus et les réactive quand ils règlent. Il gère aussi la caisse de l’accueil pour les compléments et les boissons, et tient la comptabilité.

Gère-t-il le pointage, les cours ou le planning des coachs ?

Non. EloERP ne fait ni le pointage ni le suivi des présences, ni le planning et la réservation des cours, ni le planning des coachs, et n’a ni appli adhérent ni appareils biométriques. Si vous utilisez un système de contrôle d’accès ou de pointage, gardez-le : le webhook d’EloERP peut lui indiquer qu’un adhérent est suspendu ou réactivé, à partir du numéro de carte de l’abonnement.

Puis-je facturer des abonnements mensuels, trimestriels et annuels ?

Oui. Chaque type d’abonnement est une formule avec sa périodicité (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle), son prix, son délai de paiement et son délai de grâce. Les formules peuvent facturer le 1er du mois ou à la date d’inscription de chaque adhérent, d’avance ou à terme échu, et le prix d’un adhérent reste figé jusqu’à ce que vous appliquiez un nouveau tarif à partir d’une date choisie.

Comment les frais d’inscription sont-ils facturés ?

Les frais d’inscription sont un frais unique sur la formule. Ils sont facturés une seule fois, avec la première facture de l’adhérent, en même temps que la première période d’abonnement. Un dépôt de garantie remboursable se paramètre de la même façon et reste en dette au lieu d’être compté en produit.

Un adhérent peut-il geler son abonnement ?

Oui. Mettez l’abonnement en pause d’une date à une autre. Aucune facture d’abonnement n’est émise pour une période entièrement comprise dans le gel, et une période partielle est calculée au prorata quand la formule le permet. La facturation reprend normalement à la fin du gel.

Que se passe-t-il quand un adhérent ne paie pas ?

Le calendrier de relances envoie des messages avant l’échéance, le jour même et après. Si la facture reste impayée après votre délai de grâce et que la formule a la suspension automatique, l’abonnement est suspendu, l’adhérent et votre équipe sont prévenus, et le webhook peut en informer votre contrôleur de porte. Quand l’adhérent règle en totalité, l’abonnement est réactivé, avec des frais de réactivation si vous en avez prévu.

Comment les adhérents paient-ils, et le prélèvement ?

Chaque relance peut contenir un lien de paiement. Il ouvre une page avec la facture et les moyens de paiement activés par votre entreprise : carte bancaire via Stripe ou PayPal (JazzCash et Easypaisa au Pakistan), plus vos coordonnées bancaires pour un virement que vous confirmez à la main. Un paiement en ligne réussi est enregistré automatiquement sur la facture. Le lien ne propose pas de prélèvement : si vous encaissez par un autre moyen, un prélèvement géré avec votre banque par exemple, vous enregistrez la somme reçue comme règlement sur la facture.

Puis-je reprendre mes adhérents depuis un registre ou Excel ?

Oui. Saisissez le solde impayé de chaque adhérent en solde d’ouverture sur son compte, puis ajoutez son abonnement avec sa vraie date de début et la date jusqu’à laquelle il a déjà été facturé. Le premier lancement de facturation ne facture alors que la période en cours.

Y a-t-il un essai gratuit ?

Oui, un essai gratuit de 15 jours, sans carte bancaire. Vous pouvez cocher Données d’exemple à l’inscription pour démarrer avec des formules, des adhérents et des factures d’exemple, ou demander une démo et nous paramétrons vos abonnements avec vous.

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La facture électronique, intégrée

Voyez EloERP en action

Logiciel salle de sport qui facture chaque abonnement à temps.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de salle de sport ?

Le mois de facturation d’une salle de sport, de l’inscription à la clôture

Abonnements mensuels, trimestriels et annuels, une formule chacun

Abonnement Gold

Abonnement Gold

Abonnement Platinum

Une facturation qui tourne chaque jour, sans saisir une seule facture

Relances d’abonnement par WhatsApp et SMS, avec un lien de paiement

La relance que reçoit réellement votre adhérent

Vos adhérents paient en ligne, à l’accueil ou par virement

Geler un abonnement, et suspendre les adhérents qui ne paient plus

Numéros de badge, et un contrôleur de porte qui sait qui a payé

Compléments, shakers et boissons à l’accueil, dans le même logiciel

Les abonnements passés directement en comptabilité

Abonnements à échéance, impayés et revenu mensuel récurrent

Paramétrez la facturation de votre salle avec le modèle Salle de sport et club

Logiciel salle de sport : vos questions

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