Mensalidades e cobrança da academia

Sistema para academia que cobra a mensalidade de cada aluno em dia.

O EloERP cuida do lado financeiro da academia: mensalidades, cobrança e financeiro. Planos mensais, trimestrais e anuais são faturados automaticamente, o aluno recebe um lembrete por WhatsApp ou SMS com link de pagamento e quem para de pagar fica suspenso até quitar. Check-in, frequência e aulas ficam fora dele.

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Planos · Matrícula · Faturamento automático · Lembretes · Link de pagamento · Trancamento e suspensão · Sem cartão de crédito

Vendas → Assinaturas · AlunosDados de exemplo

412Ativos

18Trancados

23Suspensos

Aluno · planoPróxima faturaStatus

Lucas AlmeidaGold · mensal · cartão 004127

8 dez 2026Ativo

Mariana SouzaGold · trimestral · cartão 003981

após trancamentoTrancado

Rafael CostaGold · mensal · cartão 004512

R$ 150 em abertoSuspenso

Juliana RibeiroPlatinum · anual · cartão 002204

1 mar 2027Ativo

O que é um sistema para academia?

Um sistema para academia mantém cada aluno em um plano, fatura a mensalidade a cada vencimento, cobra e registra o pagamento e corta o acesso de quem deixa de pagar. A maioria dos sistemas de academia também faz check-in, aulas e treinos. O EloERP não: ele cuida da parte financeira. No EloERP a mensalidade é uma assinatura: você cria os planos Mensal, Trimestral e Anual uma vez, e o faturamento diário gera a fatura de cada aluno, envia o lembrete com link de pagamento e lança o dinheiro no financeiro. O mesmo sistema atende a recepção na venda de suplementos e bebidas.

O que o EloERP fazPlanos de mensalidade, matrícula, faturas automáticas, lembretes, pagamento online e na recepção, trancamento, suspensão e reativação automáticas, campo de número do cartão, webhook para o seu controlador de porta, PDV da recepção, financeiro e relatórios.

O que ele não fazCheck-in e controle de frequência, grade de aulas, agenda de professores, montagem de treinos, app do aluno e biometria. Se você já usa um sistema de acesso ou de check-in, mantenha-o; o EloERP pode avisar a ele quem está suspenso.

Planos Faturamento automático Lembretes de mensalidade Pagamento online Trancamento e suspensão Cartão e acesso PDV da recepção Planos vencendo

Como funciona

O mês de cobrança da academia, da matrícula ao fechamento

Configure os planos e a régua de lembretes uma vez. Depois disso, cada aluno passa pelas mesmas seis etapas sem que ninguém digite uma fatura.

MatrículaEscolha o plano e a data de início do aluno, inclua a taxa de matrícula e o número do cartão. O primeiro período pode ser proporcional.
Dia da faturaO faturamento diário fatura toda mensalidade que vence: no dia 1º ou na data de matrícula de cada aluno.
LembretesSMS, WhatsApp ou e-mail antes do vencimento, no dia e depois, cada um com o PDF da fatura e um link de pagamento.
RecebimentoDinheiro ou cartão na recepção, transferência bancária ou online pelo link. Pagamentos parciais e adiantados são aceitos.
Suspender e reativarNão pagou depois dos dias de tolerância: suspenso, e o seu controlador de porta é avisado. Pagou tudo: reativado.
Fechamento do mêsFaturado contra recebido, mensalidades em aberto, alunos ativos e suspensos, receita por plano e MRR.

Planos de mensalidade

Planos mensal, trimestral e anual, cada um com sua regra de cobrança

Cada plano que você vende tem o seu preço, a frequência de cobrança, quantos dias o aluno tem para pagar e quantos dias de tolerância você dá antes de suspender. O valor do aluno fica fixo na matrícula, então um reajuste só vale para quem já é aluno a partir da data que você escolher.

Qualquer ciclo: semanal, mensal, trimestral, semestral ou anual, cobrado antecipado (o normal em academia) ou no fim do período.
Vencimento no dia 1º ou na data da matrícula. Com cobrança por calendário, quem se matricula no meio do mês pode pagar o primeiro mês proporcional.
Taxa de matrícula como cobrança única no plano, faturada uma vez junto com a primeira mensalidade. Um depósito reembolsável, como a chave do armário, pode ficar como passivo e não como receita.
Dias de experiência por plano, desconto por aluno para plano empresa ou casal, e itens adicionais, como aluguel de armário, cobrados junto com a mensalidade.
Upgrade ou downgrade no meio do mês, de Silver para Gold, com a diferença proporcional na próxima fatura.

Assinaturas → PlanosDados de exemplo

Mensal

Plano Gold

R$ 150 / mês

Fatura: Data da matrícula
Vence em: 7 dias
Tolerância: 10 dias
Matrícula: R$ 80

Trimestral

Plano Gold

R$ 400 / 3 meses

Fatura: Data da matrícula
Vence em: 7 dias
Tolerância: 10 dias
Matrícula: R$ 80

Anual

Plano Platinum

R$ 1.200 / ano

Fatura: Data da matrícula
Vence em: 15 dias
Suspensão autom.: Ligada
Matrícula: Isenta

Planos e preços de exemplo, só para ilustrar. Você dá nome aos seus planos e define os seus valores.

Cobrança de mensalidades

Cobrança de mensalidades automática, todos os dias, sem digitar fatura

Todas as noites, às 00h30 no seu fuso horário, o faturamento passa pelos seus alunos e gera uma fatura para cada mensalidade que vence. Prefere fazer você mesmo? Clique em Faturar agora e o resultado é exatamente o mesmo.

Prévia antes. Veja quem será faturado e o total antes de qualquer lançamento, na primeira vez e sempre que quiser.
Nunca fatura duas vezes. Um período só pode ser faturado uma vez, então uma segunda execução, ou uma execução depois de uma queda de energia, simplesmente pula o que já foi feito.
Faturas de verdade. Cada uma é uma fatura de venda normal do EloERP, numerada e lançada na conta do aluno, com o período da mensalidade na linha. Se preferir revisar antes, deixe-as como rascunho.
Fatura em papel também: imprima todas as faturas de uma execução em um único PDF.
Imposto: a fatura usa o imposto que você configurar no plano. Onde a sua empresa estiver configurada para enviar faturas a uma autoridade fiscal (FBR, PRA ou KPRA no Paquistão, ou ZATCA, MyInvois, faturamento eletrônico dos Emirados ou Lekuka em outros países), as faturas de mensalidade passam pelo mesmo envio. Veja as integrações fiscais (em inglês).

Assinaturas → Faturar · Prévia · 8 dez 2026Dados de exemplo

Faturados31

Pulados4

TotalR$ 5,6 mil

Aluno	Plano · período	Valor	Resultado
Lucas Almeida	Gold mensal · 8 dez – 7 jan	150	Será faturado
Pedro Santos	Gold trimestral · 8 dez – 7 mar	400	Será faturado
Camila Rocha	Gold mensal + matrícula	230	Será faturado
Gustavo Lima	Gold mensal · 8 dez – 7 jan	150	Já faturado
Mariana Souza	Gold trimestral · trancado	–	Pulado

PréviaFaturar agoraImprimir execução

Lembretes de mensalidade

Lembretes de mensalidade por WhatsApp e SMS, com link de pagamento

Monte a sua régua de lembretes uma vez, com as suas palavras. A partir daí toda fatura segue a régua: uma mensagem por etapa, nunca repetida, sempre com o PDF da fatura e, se você recebe online, o link de pagamento.

−33 dias antes"Sua mensalidade do plano Gold vence em 15 dez."WhatsApp · SMS
0Vencimento"Sua mensalidade de R$ 150 vence hoje. Pague aqui."WhatsApp
+55 dias depois"Sua mensalidade está em atraso. Pague para manter o plano ativo."WhatsApp · SMS
+10SuspensãoPlano suspenso, aluno avisado, controlador de porta notificado.Ação: suspender

O lembrete que o aluno recebe de fato

Escolha SMS, WhatsApp, e-mail ou os três em cada etapa. Todo canal fica desligado até você ligar, e você pode definir um limite diário para que um dia de muito faturamento não estoure a sua conta de mensagens. Se o aluno pagou parte da fatura ou adiantou, o próximo lembrete mostra só o que ainda falta.

A régua acima é um exemplo: acrescente etapas, mude os dias ou desligue a suspensão por completo.

WhatsApp · Academia ExemploDados de exemplo

Academia Exemplo

Olá, Lucas! Sua mensalidade do plano Gold de R$ 150, referente a 8 dez – 7 jan, vence em 15 dez. Pagar online: cartão ou PayPal…/pay/Xk29Qa7m Fatura INV-2026-01482.pdf…/d/Pw71bN0c

12 dez · 10:02

Receber a mensalidade

O aluno paga online, na recepção ou por transferência

O link de pagamento abre uma página da sua academia com a fatura e as formas de pagamento que você ativou: cartão pelo Stripe ou PayPal (e JazzCash ou Easypaisa para academias no Paquistão), mais os seus dados bancários para uma transferência que você confirma manualmente. O aluno não precisa de login. Um pagamento online aprovado lança o recibo na fatura sozinho.

Na recepção: receba em dinheiro ou cartão e registre o recibo na fatura, total ou parcial. Um adiantamento fica na conta do aluno e é abatido da próxima fatura.
Vários alunos de uma vez: registre uma pilha de recibos de uma só vez contra as faturas em aberto.
Pix ou boleto do seu banco: o EloERP não gera Pix nem boleto. O que você recebe por esses meios é registrado como recibo contra a fatura.
Página Minha conta para cada aluno, por um link privado em toda mensagem: plano atual, status, faturas em aberto com botão de pagar e histórico de pagamentos.
Extratos da conta do aluno, enviados pelo WhatsApp.

…/pay/Xk29Qa7mDados de exemplo

Academia ExemploFatura INV-2026-01482 · Lucas Almeida

Plano Gold · 8 dez – 7 janR$ 150Vence em 15 dez 2026

Cartão (Stripe)PayPalTransferência bancária: dados da conta exibidos, confirmada pela academia

Só aparecem na página as formas de pagamento que a sua empresa configurou.

Trancar, suspender, reativar

Trancamento de plano e suspensão de alunos inadimplentes

Trancar o plano é uma pausa. Um aluno que vai viajar por três semanas fica com o plano trancado de uma data a outra. Nenhuma mensalidade é faturada para um período que caia inteiro dentro do trancamento, e um período parcial é cobrado proporcionalmente se o plano permitir.

A suspensão automática é definida por plano. Se uma fatura continua em aberto depois do vencimento mais os seus dias de tolerância, o plano é suspenso, o aluno recebe uma mensagem, a sua equipe recebe um alerta e a suspensão é enviada ao seu controlador de porta.

Pagou tudo, o plano é reativado sozinho, ou só com aprovação da equipe, se você preferir.
Taxa de reativação ao voltar e uma multa por atraso opcional (valor ou percentual), as duas lançadas na próxima fatura.
Sem cobrança durante a suspensão por padrão, porque o aluno não estava usando a academia. Ligue por plano se você cobra mesmo assim.
Cancelamento com fatura final ou crédito proporcional, e acerto de qualquer depósito por reembolso ou abatido do que o aluno deve.

Assinatura SUB-2026-00418 · Thiago Martins · HistóricoDados de exemplo

Data	Evento	Detalhe
8 nov	Faturado	Gold mensal · 8 nov – 7 dez · R$ 150 · vence 15 nov
20 nov	Lembrado	+5 dias · WhatsApp
25 nov	Suspenso	Em aberto após 10 dias de tolerância
26 nov	Pago	R$ 150 · cartão (Stripe)
26 nov	Reativado	Pago integralmente
2 dez	Trancado	2 dez – 22 dez · viagem

Ativo→Trancado→Suspenso→Cancelado

Número do cartão e acesso

Número do cartão do aluno e um controlador de porta que sabe quem pagou

Crie o campo personalizado Número do cartão e ele aparece na assinatura de cada aluno: pesquisável na lista e impresso na fatura. Acrescente qualquer outro dado que você já guarda, como contato de emergência ou número do armário.

O EloERP não controla a sua catraca, mas pode dizer a ela o que fazer. Um webhook envia cada evento do plano (ativado, suspenso, reativado, troca de plano, cancelado), com os campos personalizados do aluno, inclusive o número do cartão, para um endereço web que você escolhe, assinado com uma chave secreta compartilhada. O seu fornecedor de controle de acesso, ou o seu desenvolvedor, aponta esse endereço para o controlador da porta, e assim um cartão suspenso deixa de abrir a porta e um cartão em dia volta a abrir.

Integrações → Log do webhook · exemplo

25 nov 00:30suspenso · Thiago Martins · cartão 004380200 OK

26 nov 18:12reativado · Thiago Martins · cartão 004380 · pago200 OK

21 nov 11:40ativado · Camila Rocha · cartão 004533200 OK

Cada evento é enviado ao endereço do seu controlador com a assinatura e os campos personalizados.

Vendas na recepção

Suplementos, shakes e bebidas na recepção, no mesmo sistema

A sua recepção vende mais do que mensalidades. O PDV do EloERP vende whey, suplementos, água, energéticos e roupas de treino com controle de estoque, e continua funcionando offline se a internet cair. Vendas do balcão e mensalidades caem no mesmo financeiro, então o caixa do dia mostra as duas coisas.

PDV · RecepçãoDados de exemplo

Whey protein 1 kgR$ 180Shake de proteínaR$ 15Água mineralR$ 5EnergéticoR$ 10Pré-treinoR$ 120ToalhaR$ 30

Shake de proteína × 115

Água mineral × 210

Energético × 110

TotalR$ 35

Dinheiro

Financeiro

Mensalidades lançadas direto no financeiro

Toda fatura de mensalidade é lançada como uma venda a prazo: o aluno fica devendo a mensalidade, a receita e o imposto são contabilizados, e cada recibo baixa o saldo do aluno para o caixa ou o banco. Não existe uma ferramenta de cobrança separada para conciliar com a sua gestão financeira.

Receita por plano: dê a um plano a sua própria conta de receita para ver as mensalidades separadas das vendas do balcão.
Depósitos ficam como passivo até serem devolvidos ou abatidos.
Planos anuais distribuídos ao longo do ano: ligue a receita diferida e o valor fica como receita a apropriar, com um lançamento no fim de cada mês que leva a parte do mês para a receita. Vem desligado; ligue se o seu contador pedir.

Platinum anual · R$ 1.200 cobrados antecipados	Débito	Crédito
Na fatura: conta do aluno	1.200
Na fatura: receita de assinaturas a apropriar		1.200
Fim de cada mês: receita de assinaturas a apropriar	100
Fim de cada mês: receita de assinaturas		100

Valores de exemplo, com receita diferida ligada e sem imposto. Com ela desligada, a fatura vai direto para a receita.

Gestão financeira da academia

Planos vencendo, mensalidades em atraso e receita recorrente mensal

Um painel de assinaturas mostra a situação da academia hoje: quem está ativo, trancado, suspenso ou cancelado no mês, o que foi faturado contra o que foi recebido, o que está em aberto, a sua receita recorrente mensal (MRR) e o próximo faturamento.

Vencendo e a renovar: planos com prazo fixo que terminam nos próximos N dias, para a recepção ligar antes que vençam. Um alerta pode listar os que terminam em 7 dias.
Inadimplência por idade: mensalidades em aberto por dias de atraso e a etapa da régua em que cada uma está.
Cancelamentos e crescimento: alunos novos, cancelados, suspensos e reativados por mês, com os motivos.
Receita por plano, recebimento por funcionário e um registro de faturamentos com cada execução.
Todo relatório filtra por unidade, imprime e exporta para Excel.

Assinaturas → Painel · dezembro 2026Dados de exemplo

MRRR$ 62 mil

Em abertoR$ 8,4 mil

Ativos · trancados412 · 18

Próximo faturamento00:30

FaturadoRecebido

julagosetoutnovdez

Vencem em 30 dias	Plano	Termina
Bruno Carvalho	Platinum · anual	14 dez 2026
Fernanda Dias	Gold · trimestral	21 dez 2026
Diego Moreira	Platinum · anual	3 jan 2027

Configurando a academia

Configure a cobrança da academia com o modelo Academia e clube

Um clique carrega planos de academia, o campo de número do cartão, uma régua de lembretes e modelos de mensagem escritos para academia. Depois você muda o que quiser. Cadastre-se como empresa de assinaturas, ou escolha o segmento Academia, Clube e Associação, e o módulo já está pronto no seu primeiro acesso.

O que a sua academia precisa	Como o EloERP faz
Planos mensal, trimestral e anual	Um plano para cada, com preço, ciclo, dias para vencer e dias de tolerância
Taxa de matrícula	Uma cobrança única no plano, faturada junto com a primeira mensalidade
Número do cartão do aluno	Um campo personalizado, pesquisável e impresso na fatura
Trancar o plano enquanto o aluno viaja	Trancamento de uma data a outra; sem fatura no período trancado
Bloquear a entrada de inadimplente	Suspensão automática após a tolerância, enviada ao seu controlador de porta por webhook
Lembretes de mensalidade	Régua por SMS, WhatsApp ou e-mail com o PDF da fatura e um link de pagamento
Renovações chegando	Relatório de planos vencendo e a renovar, com alerta de 7 dias
Suplementos e bebidas	PDV do EloERP no mesmo financeiro

Teste com dados de exemploMarque Dados de exemplo no cadastro e você começa com 4 planos, 25 clientes e 3 meses de faturas, cerca de 70% pagas, para que os relatórios tenham o que mostrar.

Vindo do caderno ou do ExcelLance o saldo em aberto de cada aluno como saldo inicial e o plano dele com a data de início real. O primeiro faturamento cobra só o período atual, não os meses já acertados.

Guia de primeiros passosO seu painel conduz você: crie um plano, cadastre um aluno, inicie a assinatura, veja a prévia do faturamento e depois configure as formas de pagamento e os lembretes.

Cobrança recorrente e assinaturasO módulo por trás desta página, para qualquer negócio que cobra em ciclos EloERP para academias (em inglês)PDV, estoque, financeiro e equipe para academias Clubes fitness e de saúde (em inglês)Clubes com mensalidades, balcão e mais de uma unidade Clubes e associações (em inglês)Mensalidades e anuidades cobradas por mês, trimestre ou ano Sistema para provedor de internetO mesmo motor de cobrança para provedores Veja com os seus planosAgende uma demonstração e montamos as suas mensalidades com você

Perguntas frequentes

Sistema para academia: perguntas frequentes

O que o EloERP faz por uma academia?

O EloERP cuida do lado financeiro da academia: mensalidades, cobrança e financeiro. Ele fatura planos mensais, trimestrais e anuais automaticamente, envia lembretes de mensalidade com link de pagamento, registra pagamentos online e na recepção, suspende quem para de pagar e reativa quando o aluno paga. Também roda o PDV da recepção para suplementos e bebidas e mantém o financeiro.

Ele faz check-in, controle de frequência, aulas ou treinos?

Não. O EloERP não faz check-in nem controle de frequência, grade de aulas, agenda de professores, treinos, app do aluno ou biometria. Se você usa um sistema de catraca ou de check-in, mantenha-o: o webhook do EloERP pode avisar a ele quando um aluno é suspenso ou reativado, usando o número do cartão cadastrado no plano.

Posso cobrar planos mensais, trimestrais e anuais?

Sim. Cada tipo de plano tem o seu ciclo (semanal, mensal, trimestral, semestral ou anual), preço, dias para vencer e dias de tolerância. Os planos podem vencer no dia 1º ou na data de matrícula de cada aluno, cobrados antecipados ou no fim do período, e o valor do aluno fica fixo até você aplicar um novo preço a partir de uma data.

Como é cobrada a taxa de matrícula?

A taxa de matrícula é uma cobrança única no plano. Ela é faturada uma vez, na primeira fatura do aluno, junto com o primeiro período da mensalidade. Um depósito reembolsável pode ser configurado do mesmo jeito e fica como passivo, não como receita.

O aluno pode trancar o plano?

Sim. Tranque o plano de uma data a outra. Nenhuma mensalidade é faturada para um período que caia inteiro dentro do trancamento, e um período parcial é cobrado proporcionalmente quando o plano permite. Terminado o trancamento, a cobrança segue normalmente.

O que acontece quando o aluno não paga?

A régua de lembretes manda mensagens antes do vencimento, no dia e depois. Se a fatura continua em aberto depois dos seus dias de tolerância e o plano tem suspensão automática ligada, o plano é suspenso, o aluno e a sua equipe são avisados e o webhook pode avisar o seu controlador de porta. Quando o aluno paga tudo, o plano é reativado, com taxa de reativação se você tiver definido uma.

O aluno pode pagar por Pix ou boleto?

O link de pagamento oferece cartão pelo Stripe e PayPal (e JazzCash ou Easypaisa no Paquistão), mais os seus dados bancários para uma transferência que você confirma manualmente; um pagamento online aprovado é lançado na fatura automaticamente. O EloERP não gera cobrança Pix nem boleto. Se o aluno paga por Pix ou boleto pelo seu banco, você registra o valor como recibo contra a fatura, e o plano segue as mesmas regras.

Posso trazer meus alunos do caderno ou do Excel?

Sim. Lance o saldo em aberto de cada aluno como saldo inicial na conta dele e cadastre o plano com a data de início real e a data até a qual ele já foi cobrado. O primeiro faturamento cobra só o período atual.

Tem teste grátis?

Sim, um teste grátis de 15 dias, sem cartão de crédito. Você pode marcar Dados de exemplo no cadastro para começar com planos, alunos e faturas de exemplo, ou agendar uma demonstração e montamos as suas mensalidades com você.

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Veja o EloERP em ação

Sistema para academia que cobra a mensalidade de cada aluno em dia.

O que é um sistema para academia?

O mês de cobrança da academia, da matrícula ao fechamento

Planos mensal, trimestral e anual, cada um com sua regra de cobrança

Plano Gold

Plano Gold

Plano Platinum

Cobrança de mensalidades automática, todos os dias, sem digitar fatura

Lembretes de mensalidade por WhatsApp e SMS, com link de pagamento

O lembrete que o aluno recebe de fato

O aluno paga online, na recepção ou por transferência

Trancamento de plano e suspensão de alunos inadimplentes

Número do cartão do aluno e um controlador de porta que sabe quem pagou

Suplementos, shakes e bebidas na recepção, no mesmo sistema

Mensalidades lançadas direto no financeiro

Planos vencendo, mensalidades em atraso e receita recorrente mensal

Configure a cobrança da academia com o modelo Academia e clube

Sistema para academia: perguntas frequentes

Pare de cobrar mensalidade na mão