Cuotas y cobro de socios

Software para gimnasios que cobra la cuota de cada socio a tiempo.

EloERP lleva la parte del dinero de un gimnasio: cuotas, facturación y cobro. Las cuotas se facturan solas, cada socio recibe un recordatorio por WhatsApp o SMS con enlace de pago y quien no paga queda suspendido. Sin control de acceso, reservas de clases ni app para socios.

Prueba gratis 15 días Solicitar demo

Planes · Matrícula · Facturación automática · Recordatorios · Enlace de pago · Congelar y suspender · Sin tarjeta de crédito

Ventas → Suscripciones · SociosDatos de ejemplo

412Activas

18Congeladas

23Suspendidas

Socio · planPróxima facturaEstado

Lucía MartínOro · mensual · tarjeta 004127

8 dic 2026Activa

Sergio GómezOro · trimestral · tarjeta 003981

tras la pausaCongelada

Javier RuizOro · mensual · tarjeta 004512

45 € pendientesSuspendida

Marta LópezPlatino · anual · tarjeta 002204

1 mar 2027Activa

¿Qué es un software para gimnasios de cuotas y cobros?

Un software para gimnasios centrado en el cobro mantiene a cada socio en su plan, factura la cuota cada vez que vence, reclama y registra el pago y corta el acceso a quien deja de pagar. En EloERP una cuota es una suscripción: creas una vez los planes mensual, trimestral o anual, y cada día la facturación automática emite la factura de cada socio, envía el recordatorio con el enlace de pago y lleva el dinero a tu contabilidad. El mismo sistema lleva la venta en recepción de suplementos y bebidas. Si buscas un software de gestión de gimnasios completo, ten en cuenta lo que no incluye.

Lo que hace EloERPPlanes de cuota, matrícula, facturas automáticas, recordatorios, cobros online y en recepción, congelar, suspensión y reactivación automáticas, un campo para el número de tarjeta, un webhook para tu control de acceso, TPV para recepción, contabilidad e informes.

Lo que no haceControl de acceso o check-in de socios, registro de asistencia, horarios y reservas de clases, agenda de entrenadores, app para socios y dispositivos biométricos. Si ya tienes un sistema de acceso, quédatelo: EloERP puede decirle quién está suspendido.

Planes de cuota Facturación automática Recordatorios de cuota Pago online Congelar y suspender Tarjeta y acceso TPV de recepción Cuotas que vencen

Cómo funciona

El mes de cobro de un gimnasio, del alta al cierre

Configura una vez los planes y la secuencia de recordatorios. A partir de ahí, cada socio pasa por los mismos seis pasos sin que nadie teclee una factura.

AltaElige el plan y la fecha de inicio del socio, añade la matrícula y el número de tarjeta. El primer periodo puede ir prorrateado.
Día de facturaLa facturación diaria factura cada cuota que vence: el día 1 o en la fecha de alta de cada socio.
RecordatoriosSMS, WhatsApp o email antes del vencimiento, ese día y después, cada uno con la factura en PDF y un enlace de pago.
CobroEfectivo o tarjeta en recepción, transferencia bancaria u online con el enlace de pago. Se admiten pagos parciales y anticipos.
Suspender y reactivarSin pagar tras los días de gracia: suspendido, y tu control de acceso recibe el aviso. Pagado del todo: reactivado.
Cierre de mesFacturado frente a cobrado, cuotas pendientes, socios activos y suspendidos, ingresos por plan y MRR.

Planes de cuota

Cuotas mensuales, trimestrales y anuales como planes

Cada cuota que vendes es un plan: su precio, cada cuánto se factura, cuántos días tiene el socio para pagar y cuántos días de gracia das antes de suspender. El precio de cada socio queda fijado al darse de alta, así que una subida de cuota solo afecta a los socios actuales cuando tú eliges la fecha.

Cualquier periodicidad: semanal, mensual, trimestral, semestral o anual, facturada por adelantado (lo habitual en un gimnasio) o a mes vencido.
Factura el día 1 o en la fecha de alta. Con facturación por mes natural, quien se apunta a mitad de mes puede pagar un primer mes prorrateado.
Matrícula como cargo único en el plan, facturada una sola vez con la primera factura. Una fianza reembolsable, como la llave de una taquilla, puede quedar como pasivo en lugar de como ingreso.
Días de prueba por plan, un descuento por socio para tarifas de empresa o de pareja, y líneas adicionales como el alquiler de taquilla facturadas con la cuota.
Sube o baja de plan a mitad de mes, de Plata a Oro, con la diferencia prorrateada en la siguiente factura.

Suscripciones → PlanesDatos de ejemplo

Mensual

Cuota Oro

45 € / mes

Factura: Fecha de alta
Vence en: 7 días
Gracia: 10 días
Matrícula: 30 €

Trimestral

Cuota Oro

120 € / 3 meses

Factura: Fecha de alta
Vence en: 7 días
Gracia: 10 días
Matrícula: 30 €

Anual

Cuota Platino

480 € / año

Factura: Fecha de alta
Vence en: 15 días
Autosuspensión: Sí
Matrícula: Exenta

Planes y precios de ejemplo, solo a modo ilustrativo. Tú pones el nombre a tus planes y fijas tus propias cuotas.

Facturación de cuotas

Facturación de cuotas automática cada día, sin teclear una factura

Cada noche a las 00:30, en tu propia zona horaria, la facturación automática recorre tus socios y emite una factura por cada cuota que vence. ¿Prefieres hacerlo tú? Pulsa Ejecutar facturación y obtienes exactamente el mismo resultado.

Primero, la vista previa. Ves a quién se va a facturar y el total antes de que se emita nada, en la primera ejecución y siempre que lo pidas.
Nunca se factura dos veces. Un periodo solo puede facturarse una vez, así que una segunda ejecución, o una tras un corte de luz, simplemente lo salta.
Facturas de verdad. Cada una es una factura de venta normal de EloERP, numerada y anotada en la cuenta del socio, con el periodo de la cuota en la línea. Si lo prefieres, déjalas en borrador para revisarlas antes.
También en papel: imprime todas las facturas de una ejecución en un solo PDF.
El impuesto es el que configures en el plan de la cuota. Si tu empresa está configurada para enviar sus facturas a una de las administraciones tributarias con las que se integra EloERP (FBR, PRA o KPRA en Pakistán, o ZATCA, MyInvois, la facturación electrónica de EAU o Lekuka en otros países), las facturas de cuotas pasan por el mismo envío. Consulta las integraciones fiscales (en inglés).

Suscripciones → Ejecutar facturación · Vista previa · 8 dic 2026Datos de ejemplo

Facturadas31

Omitidas4

Total1.420 €

Socio	Plan · periodo	Importe €	Resultado
Lucía Martín	Oro mensual · 8 dic – 7 ene	45	Se facturará
Pablo Sánchez	Oro trimestral · 8 dic – 7 mar	120	Se facturará
Elena Torres	Oro mensual + matrícula	75	Se facturará
Daniel Romero	Oro mensual · 8 dic – 7 ene	45	Ya facturada
Sergio Gómez	Oro trimestral · congelada	–	Omitida

Vista previaEjecutar facturaciónImprimir esta ejecución

Recordatorios de cuota

Recordatorios de cuota por WhatsApp y SMS, con enlace de pago

Configura una vez tu secuencia de recordatorios, con tus propias palabras. A partir de ahí cada factura la sigue: un mensaje por paso, nunca repetido, cada uno con la factura en PDF y, si cobras online, el enlace de pago.

−33 días antes«Tu cuota Oro vence el 15 de diciembre.»WhatsApp · SMS
0Día de vencimiento«Hoy vence tu cuota de 45 €. Paga aquí.»WhatsApp
+55 días después«Tu cuota está pendiente. Págala para mantener tu abono activo.»WhatsApp · SMS
+10SuspensiónCuota suspendida, socio avisado y control de acceso notificado.Acción: suspender

El recordatorio que recibe de verdad tu socio

Elige SMS, WhatsApp, email o los tres en cada paso. Ningún canal se activa hasta que tú lo enciendes, y puedes fijar un límite diario para que un día de mucha facturación no dispare tu gasto en mensajes. Si un socio ha pagado parte de la factura o ha pagado por adelantado, el siguiente recordatorio muestra solo lo que queda pendiente.

La secuencia de arriba es un ejemplo: añade pasos, cambia los días o desactiva la suspensión por completo.

WhatsApp · Gimnasio EjemploDatos de ejemplo

Gimnasio Ejemplo

Hola, Lucía: tu cuota Oro del 8 dic al 7 ene, de 45 €, vence el 15 dic. Paga online con tarjeta o PayPal…/pay/Xk29Qa7m Factura INV-2026-01482.pdf…/d/Pw71bN0c

12 dic · 10:02

Cobra la cuota

Los socios pagan online, en recepción o por transferencia

El enlace de pago abre una página de tu gimnasio con la factura y las formas de pago que hayas activado: tarjeta con Stripe o PayPal (y JazzCash o Easypaisa en Pakistán), además de tus datos bancarios para una transferencia que confirmas a mano. No hace falta iniciar sesión. Un pago online correcto registra el cobro contra la factura por sí solo.

En recepción: cobra en efectivo o con tarjeta y registra el recibo contra la factura, entero o en parte. Un anticipo queda en la cuenta del socio y se descuenta de la siguiente factura.
Muchos socios a la vez: registra de una sola vez un montón de cobros contra las facturas abiertas. Las cuotas que cobres por otros medios, como una domiciliación que gestiones con tu banco, se anotan así como recibo contra cada factura.
Página Mi cuenta para cada socio, con un enlace privado en cada mensaje: plan actual, estado, facturas abiertas con botón de pago e historial de pagos.
Extractos de la cuenta del socio, para compartir por WhatsApp.

…/pay/Xk29Qa7mDatos de ejemplo

Gimnasio EjemploFactura INV-2026-01482 · Lucía Martín

Cuota Oro · 8 dic – 7 ene45 €Vence el 15 dic 2026

Tarjeta (Stripe)PayPalTransferencia bancaria: se muestran los datos de la cuenta y el gimnasio la confirma

En la página solo aparecen las pasarelas que tu empresa ha configurado.

Congelar, suspender, reactivar

Congela cuotas y suspende a los socios que dejan de pagar

Congelar es una pausa. Un socio que se va de viaje tres semanas queda en pausa de una fecha a otra. No se emite factura de cuota para un periodo que cae entero dentro de la pausa, y un periodo parcial se prorratea si el plan lo permite.

La suspensión automática se configura por plan. Si una factura sigue sin pagar después del vencimiento más tus días de gracia, la cuota se suspende, el socio recibe un mensaje, tu equipo recibe un aviso y la suspensión se envía a tu control de acceso.

Paga del todo y la cuota se reactiva sola, o solo cuando lo aprueba tu equipo, si lo prefieres.
Cuota de reactivación al volver, y un recargo por demora opcional (importe fijo o porcentaje), ambos añadidos a la siguiente factura.
Sin facturar mientras está suspendido por defecto, porque el socio no usaba el gimnasio. Actívalo por plan si cobras igualmente.
Baja con una factura final o un abono prorrateado, y liquidación de la fianza por devolución o contra lo que deba el socio.

Suscripción SUB-2026-00418 · Raúl Navarro · HistorialDatos de ejemplo

Fecha	Evento	Detalle
8 nov	Facturada	Oro mensual · 8 nov – 7 dic · 45 € · vence 15 nov
20 nov	Recordada	+5 días · WhatsApp
25 nov	Suspendida	Sin pagar tras 10 días de gracia
26 nov	Pagada	45 € · tarjeta (Stripe)
26 nov	Reactivada	Pagada del todo
2 dic	Congelada	2 dic – 22 dic · de viaje

Activa→Congelada→Suspendida→De baja

Número de tarjeta y acceso

Número de tarjeta de socio y un control de acceso que sabe quién ha pagado

Añade Número de tarjeta como campo personalizado y aparecerá en la suscripción de cada socio: se puede buscar en la lista e imprimir en la factura. Añade cualquier otro dato que lleves hoy, como un contacto de emergencia o el número de taquilla.

EloERP no gestiona tu torno, pero puede decirle qué hacer. Un webhook envía cada evento de la cuota (activada, suspendida, reactivada, cambio de plan, baja) con los campos personalizados del socio, número de tarjeta incluido, a la dirección web que elijas, firmado con un secreto compartido. Tu proveedor de control de accesos o tu desarrollador apunta esa dirección al controlador de la puerta, de modo que una tarjeta suspendida deja de abrir y una tarjeta al día vuelve a abrir.

Integraciones → Registro de webhook · ejemplo

25 nov 00:30suspendida · Raúl Navarro · tarjeta 004380200 OK

26 nov 18:12reactivada · Raúl Navarro · tarjeta 004380 · pagada del todo200 OK

21 nov 11:40activada · Elena Torres · tarjeta 004533200 OK

Cada evento se envía a la dirección de tu controlador con la suscripción y sus campos personalizados.

Venta en recepción

Suplementos, batidos y bebidas en recepción, en el mismo sistema

Tu recepción vende algo más que cuotas. El TPV de EloERP vende proteína, suplementos, agua, bebidas energéticas y ropa deportiva con control de stock, y sigue funcionando sin conexión si se cae internet. Las ventas de recepción y las cuotas van a la misma contabilidad, así que la caja del día muestra las dos.

TPV · RecepciónDatos de ejemplo

Proteína whey 1 kg35 €Batido de proteínas4 €Agua mineral1 €Bebida energética2 €Pre-entreno30 €Toalla de gimnasio8 €

Batido de proteínas × 14,00

Agua mineral × 22,00

Bebida energética × 12,00

Total8,00 €

Efectivo

Contabilidad

Las cuotas, directas a tu contabilidad

Cada factura de cuota se contabiliza como cualquier venta a crédito: el socio debe la cuota, se registran el ingreso y el impuesto, y cada cobro salda la cuenta del socio contra caja o banco. No hay una herramienta de cobros aparte que cuadrar con tu contabilidad.

Ingresos por plan: da a un plan su propia cuenta de ingresos para ver lo que entra por cuotas aparte de las ventas de recepción.
Las fianzas quedan como pasivo hasta que se devuelven o se compensan.
Cuotas anuales repartidas en el año: activa los ingresos diferidos y la cuota queda como ingreso anticipado, con un asiento a fin de mes que pasa la parte de cada mes a ingresos. Desactivado por defecto; actívalo si te lo pide tu asesor.

Platino anual · 480 € facturados por adelantado	Debe	Haber
En la factura: cuenta del socio	480
En la factura: ingresos anticipados por suscripciones		480
Cada fin de mes: ingresos anticipados por suscripciones	40
Cada fin de mes: ingresos por suscripciones		40

Cifras de ejemplo con los ingresos diferidos activados y sin impuesto. Si están desactivados, la factura va directa a ingresos.

Gestión de cuotas del gimnasio

Cuotas que vencen, cuotas impagadas e ingresos recurrentes mensuales

Un panel de suscripciones muestra cómo está hoy el gimnasio: quién está activo, congelado, suspendido o de baja este mes, lo facturado frente a lo cobrado, lo pendiente, tus ingresos recurrentes mensuales (MRR) y la próxima facturación.

Cuotas que vencen o toca renovar: los abonos de duración fija que terminan en los próximos N días, para que recepción llame antes de que caduquen. Un aviso puede listar los que terminan en 7 días.
Antigüedad de deuda: cuotas impagadas por días de retraso y el paso de recordatorio en que está cada una.
Bajas y crecimiento: altas, bajas, suspensiones y reactivaciones de socios por mes, con los motivos.
Ingresos por plan, cobros por empleado y un registro de facturaciones con cada ejecución.
Todos los informes se filtran por centro, se imprimen y se exportan a Excel.

Suscripciones → Panel · diciembre 2026Datos de ejemplo

MRR18.500 €

Pendiente2.400 €

Activas · pausa412 · 18

Próxima00:30

FacturadoCobrado

julagosepoctnovdic

Vencen en 30 días	Plan	Termina
Carlos Vidal	Platino · anual	14 dic 2026
Nuria Serrano	Oro · trimestral	21 dic 2026
Álvaro Molina	Platino · anual	3 ene 2027

Puesta en marcha

Configura el cobro de cuotas con la plantilla Gimnasio y club

Con un clic se cargan planes de gimnasio, un campo de número de tarjeta, una secuencia de recordatorios y plantillas de mensaje escritas para un gimnasio. Después puedes cambiar lo que quieras. Regístrate como negocio de suscripciones, o elige el sector Gimnasio, club y socios, y el módulo estará listo en tu primer acceso.

Lo que necesita tu gimnasio	Cómo lo hace EloERP
Cuotas mensuales, trimestrales y anuales	Un plan para cada una, con precio, periodicidad, días de vencimiento y días de gracia
Matrícula o cuota de inscripción	Un cargo único en el plan, facturado con la primera factura
Número de tarjeta de socio	Un campo personalizado, que se puede buscar e imprimir en la factura
Congelar la cuota mientras el socio viaja	Pausa de una fecha a otra; sin factura del periodo congelado
Impedir la entrada si la cuota está sin pagar	Suspensión automática tras los días de gracia, enviada a tu control de acceso por webhook
Recordatorios de cuota	Secuencia por SMS, WhatsApp o email con la factura en PDF y un enlace de pago
Próximas renovaciones	Informe de cuotas que vencen y renovaciones, con aviso a 7 días
Suplementos y bebidas	TPV de EloERP en la misma contabilidad

Pruébalo con datos de ejemploMarca Datos de ejemplo al registrarte y empiezas con 4 planes, 25 clientes y 3 meses de facturas, cerca del 70 % cobradas, para que los informes tengan algo que mostrar.

Si vienes de un cuaderno o de ExcelIntroduce lo que debe cada socio como saldo inicial y su cuota con su fecha de inicio real. La primera facturación cobra solo el periodo actual, no los meses ya saldados.

Tarjeta de primeros pasosTu panel te guía: crea un plan, añade un socio, da de alta una cuota, revisa la vista previa de la facturación y después configura las formas de pago y los recordatorios.

Facturación recurrente y suscripcionesEl módulo que hay detrás de esta página, para cualquier negocio que factura de forma periódica Software de gestión de gimnasios (en inglés)EloERP para gimnasios: TPV, stock, contabilidad y personal Centros deportivos y de fitness (en inglés)Clubes con cuotas, recepción y más de un centro Clubes de socios (en inglés)Cuotas de socio facturadas cada mes, trimestre o año Software de facturación para ISP (en inglés)El mismo motor de facturación para proveedores de internet Míralo con tus planesSolicita una demo y configuramos tus cuotas contigo

Preguntas frecuentes

Software para gimnasios: preguntas frecuentes

¿Qué hace EloERP por un gimnasio?

EloERP lleva la parte del dinero de un gimnasio: cuotas, facturación y cobro. Factura solas las cuotas mensuales, trimestrales y anuales, envía recordatorios con un enlace de pago, registra los cobros online y en recepción, suspende a los socios que dejan de pagar y los reactiva cuando pagan. También lleva el TPV de recepción para suplementos y bebidas, y la contabilidad.

¿Gestiona el control de acceso, las clases o los horarios de los entrenadores?

No. EloERP no hace control de acceso ni registro de asistencia de socios, horarios ni reservas de clases, agenda de entrenadores, app para socios ni dispositivos biométricos. Si usas un sistema de control de accesos, quédatelo: el webhook de EloERP puede avisarle cuando un socio queda suspendido o reactivado, usando el número de tarjeta de la cuota.

¿Puedo cobrar cuotas mensuales, trimestrales y anuales?

Sí. Cada tipo de cuota es un plan con su propia periodicidad (semanal, mensual, trimestral, semestral o anual), precio, días de vencimiento y días de gracia. Los planes pueden facturar el día 1 de cada mes o en la fecha de alta de cada socio, por adelantado o a periodo vencido, y el precio de un socio no cambia hasta que aplicas uno nuevo desde la fecha que elijas.

¿Cómo se cobra la matrícula?

La matrícula o cuota de inscripción es un cargo único en el plan. Se factura una sola vez, en la primera factura del socio, junto con el primer periodo de la cuota. Una fianza reembolsable se configura igual y queda como pasivo en lugar de como ingreso.

¿Puede un socio congelar su cuota?

Sí. Pon la cuota en pausa de una fecha a otra. No se emite factura de cuota para un periodo que cae entero dentro de la pausa, y un periodo parcial se prorratea cuando el plan lo permite. Al terminar la pausa, la facturación sigue con normalidad.

¿Qué pasa cuando un socio no paga?

La secuencia de recordatorios envía mensajes antes del vencimiento, ese día y después. Si la factura sigue sin pagar al acabar tus días de gracia y el plan tiene activada la suspensión automática, la cuota se suspende, se avisa al socio y a tu equipo, y el webhook puede avisar a tu control de acceso. Cuando el socio paga del todo, la cuota se reactiva, con una cuota de reactivación si la has configurado.

¿Cómo pagan los socios? ¿Y la domiciliación bancaria?

Cada recordatorio puede llevar un enlace de pago. Abre una página con la factura y las formas de pago que tu empresa ha activado: tarjeta con Stripe o PayPal (y JazzCash o Easypaisa en Pakistán), además de tus datos bancarios para una transferencia que confirmas a mano. Un pago online correcto se registra solo contra la factura. EloERP no genera domiciliaciones: si cobras alguna cuota por otro medio, como una domiciliación que gestiones con tu banco, la registras como recibo contra la factura, uno a uno o muchos a la vez.

¿Puedo pasar mis socios desde un cuaderno o desde Excel?

Sí. Introduce lo que debe cada socio como saldo inicial en su cuenta y añade su cuota con su fecha de inicio real y la fecha hasta la que ya se le facturó. La primera facturación cobra entonces solo el periodo actual.

¿Hay prueba gratis?

Sí, una prueba gratis de 15 días sin tarjeta de crédito. Al registrarte puedes marcar Datos de ejemplo para empezar con planes, socios y facturas de ejemplo, o solicitar una demo y configuramos tus cuotas contigo.

Hecho para tu sector exacto

Facturación electrónica, integrada

Ve EloERP en acción

Software para gimnasios que cobra la cuota de cada socio a tiempo.

¿Qué es un software para gimnasios de cuotas y cobros?

El mes de cobro de un gimnasio, del alta al cierre

Cuotas mensuales, trimestrales y anuales como planes

Cuota Oro

Cuota Oro

Cuota Platino

Facturación de cuotas automática cada día, sin teclear una factura

Recordatorios de cuota por WhatsApp y SMS, con enlace de pago

El recordatorio que recibe de verdad tu socio

Los socios pagan online, en recepción o por transferencia

Congela cuotas y suspende a los socios que dejan de pagar

Número de tarjeta de socio y un control de acceso que sabe quién ha pagado

Suplementos, batidos y bebidas en recepción, en el mismo sistema

Las cuotas, directas a tu contabilidad

Cuotas que vencen, cuotas impagadas e ingresos recurrentes mensuales

Configura el cobro de cuotas con la plantilla Gimnasio y club

Software para gimnasios: preguntas frecuentes

Deja de perseguir cuotas a mano